Un accueil sécurité efficace doit permettre au nouvel arrivant de comprendre rapidement les principaux risques auxquels il peut être exposé, les règles de prévention à respecter et les comportements attendus dès son arrivée sur le site.
Salarié, intérimaire, prestataire, sous-traitant ou visiteur : tous les nouveaux arrivants n’ont cependant ni les mêmes missions, ni les mêmes risques, ni les mêmes besoins d’information.
Pour les équipes HSE/QHSE, l’enjeu consiste donc à construire un parcours suffisamment complet pour transmettre les informations essentielles, tout en restant clair, concret et adapté au profil de la personne accueillie.
A Capella accompagne les entreprises dans la conception d’accueils sécurité sur mesure, présentiels ou digitaux, adaptés à leurs risques, leurs métiers et leurs différents publics.
Le contenu d’un accueil sécurité doit avant tout être adapté aux risques réellement présents dans l’entreprise et aux situations auxquelles le nouvel arrivant pourra être confronté.
Il ne s’agit donc pas simplement de présenter une longue liste de règles. L’objectif est de transmettre les informations nécessaires pour permettre à la personne de comprendre son environnement de travail et d’adopter les bons comportements.
L’accueil peut notamment présenter :
• les principaux risques présents sur le site ;
• les règles et consignes générales de sécurité ;
• les équipements de protection individuelle nécessaires ;
• les règles de circulation et les zones réglementées ;
• les conduites à tenir en cas d’urgence, d’incident ou d’accident ;
• les procédures d’évacuation et les points de rassemblement ;
• les comportements interdits ou les situations nécessitant une vigilance particulière ;
• les interlocuteurs à contacter en cas de problème ;
• les règles spécifiques au poste, au métier ou à la zone de travail.
Plus les informations sont illustrées par des photos du site, des vidéos, des animations ou des situations concrètes, plus elles peuvent être facilement comprises et mémorisées par les nouveaux arrivants.
Non. Un visiteur présent quelques heures dans une entreprise n’a pas besoin de recevoir exactement le même niveau d’information qu’un intérimaire travaillant plusieurs semaines sur une ligne de production.
De la même manière, un prestataire intervenant en maintenance, un chauffeur-livreur et un nouveau salarié occupant un poste administratif ne seront pas nécessairement exposés aux mêmes risques.
Il est donc pertinent de définir plusieurs parcours d’accueil à partir d’un socle commun.
Présentation de l’environnement de travail, des règles générales, des principaux risques et des consignes associées au poste.
Parcours adapté à leur mission, à leur durée de présence et aux risques auxquels ils seront directement exposés.
Informations relatives aux règles du site, aux conditions d’intervention, aux zones autorisées et aux procédures spécifiques.
Parcours plus court, centré sur les risques immédiats, les règles de circulation et les consignes d’urgence.
Cette personnalisation permet de transmettre la bonne information, au bon niveau, au bon public, sans surcharger inutilement chaque nouvel arrivant d’information dont il n’aura aucune utilité.
L’un des risques d’un accueil sécurité trop long ou trop descendant est la perte d’attention.
Une succession de diapositives remplies de texte ne garantit pas que les informations essentielles seront comprises ou retenues.
Pour maintenir l’attention, l’accueil peut alterner plusieurs formats :
vidéos courtes, illustrations, animations, photos du site, mises en situation, questions interactives, quiz ou exemples concrets issus du quotidien de l’entreprise.
Un bon accueil sécurité doit permettre au nouvel arrivant de se reconnaître dans les situations présentées. Une photo de sa zone de travail avec les bons EPI de sa société, de son atelier ou une situation réellement rencontrée dans l’entreprise aura généralement davantage de sens qu’une illustration générique.
Présenter une information ne signifie pas nécessairement qu’elle a été comprise.
L’intégration de questions ou de quiz permet de vérifier immédiatement que les principales consignes ont été assimilées.
Les questions peuvent notamment porter sur : les équipements obligatoires, les procédures d’urgence, les principaux risques du site, les comportements interdits ou encore les règles à respecter dans certaines zones.
Lorsque l’accueil est digitalisé, le quiz peut être intégré directement au parcours. Selon le dispositif retenu, un score minimum peut également être demandé avant de considérer le parcours comme validé.
Découvrez également notre livret d’accueil sécurité interactif avec quiz, permettant de créer des parcours personnalisés et de vérifier la compréhension des informations transmises.
Pour les équipes HSE, il peut être nécessaire de savoir qui a réalisé son accueil, à quelle date, quel parcours a été suivi et si les connaissances ont été validées.
Un dispositif digital peut faciliter ce suivi.
Selon la solution mise en place, différentes informations peuvent être conservées : identité du participant, date de réalisation, modules suivis, réponses apportées, score obtenu ou validation finale.
Cette traçabilité permet également d’identifier plus facilement les personnes qui doivent renouveler leur accueil ou suivre un nouveau parcours après un changement de poste, de site ou de situation.
La traçabilité constitue toutefois un outil de suivi : elle doit s’inscrire dans la démarche globale de prévention et dans les procédures définies par l’entreprise.
Les deux formats ne répondent pas nécessairement aux mêmes besoins et peuvent parfaitement être complémentaires.
Il facilite les échanges directs, permet de répondre immédiatement aux questions et peut être particulièrement utile pour présenter certaines situations complexes ou spécifiques.
Il permet d’harmoniser les informations transmises, de proposer un parcours disponible à tout moment et de limiter la répétition des mêmes présentations par les équipes HSE.
Il est particulièrement intéressant lorsque l’entreprise accueille régulièrement de nouveaux salariés, intérimaires, prestataires ou visiteurs.
Une approche hybride peut également être utilisée : une première partie digitale transmet les informations communes, puis une intervention humaine complète le parcours avec les spécificités du poste ou de la zone de travail.
Déterminer qui doit être accueilli : salariés, intérimaires, prestataires, sous-traitants, visiteurs ou chauffeurs.
Repérer les règles et risques qui doivent être connus de toutes les personnes entrant sur le site.
Ajouter les contenus propres à chaque profil, métier, zone ou niveau d’exposition.
Présentiel, vidéo, animation, livret digital, e-learning, quiz ou combinaison de plusieurs formats.
Prévoir des questions, des échanges ou un quiz permettant de s’assurer que les messages essentiels ont été compris.
6. Organiser le suivi
Définir comment l’entreprise conserve la trace des parcours réalisés et comment elle gère les éventuels renouvellements.
7. Faire évoluer le contenu
L’accueil doit pouvoir être actualisé lorsque les risques, équipements, procédures ou règles internes évoluent.
A Capella conçoit des dispositifs d’accueil sécurité entièrement personnalisés en fonction de votre entreprise, de vos risques et de vos différents publics.
Nous partons de vos supports existants, de vos procédures, de vos contraintes et de votre environnement pour construire un parcours adapté à votre organisation.
Selon vos besoins, le dispositif peut intégrer des textes, illustrations, photos, animations, vidéos, mises en situation, interactions et quiz.
Plusieurs parcours peuvent être créés à partir d’un même dispositif afin de proposer un contenu différent aux salariés, intérimaires, prestataires, visiteurs ou entreprises extérieures.
L’objectif n’est pas simplement de transformer un document papier en écran, mais de créer un véritable parcours d’accueil permettant d’informer, sensibiliser et impliquer chaque nouvel arrivant.
Il n’existe pas une durée unique adaptée à toutes les entreprises. La durée dépend notamment des risques du site, du profil de la personne accueillie, de son poste et de la quantité d’informations à transmettre. L’objectif est de fournir les informations réellement utiles sans créer un parcours inutilement long.
Une partie importante de l’accueil peut être digitalisée lorsque cela correspond aux besoins de l’entreprise. Certaines informations ou situations peuvent toutefois nécessiter une présentation sur le terrain ou un échange avec un responsable. A Capella s’adapte à l’organisation de chaque entreprise.
Oui. Il est possible de créer un socle commun puis différents parcours selon les profils : salariés, intérimaires, prestataires, visiteurs, chauffeurs ou encore selon les métiers et les zones du site. Pour des salariés qui changent de compétences métiers (liés à une évolution de carrière par exemple), il est inutile de leur faire visionner des informations sur l’entreprise. De même, pour des salariés qui font un retour dans l’entreprise après une période longue, certaines informations seront inutiles, d’autres à réactualiser. C’est autant de cas différents que A Capella a pu gérer pour toujours proposer des accueils sécurité interactifs adaptés aux besoins différents de chacun de ses clients.
Le quiz ou d’autres types d’animations interactives (chasse aux risques, ….) permettent de rendre le participant actif et de vérifier que certaines informations essentielles ont été comprises. Ils peuvent également contribuer au suivi du parcours lorsqu’ils sont associés à une solution digitale.
Le contenu doit pouvoir évoluer avec les risques, les procédures, les équipements et l’organisation de l’entreprise. Un dispositif digital facilite généralement la modification et la diffusion des nouvelles informations.
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A Capella a réalisé pour de nombreux clients des accueils HSE digitalisée dans de très nombreuses langues (anglais, espagnol, russe, japonais simplifié, hongrois, italien, arabe, polonais, …) selon les besoins de chacun d’entre eux. Avec des parties communes (présentation du groupe, règles d’or, …) et des parties spécifiques, à base de tournage vidéos complémentaires et/ou de photos, afin que les salariés des pays différents puissent retrouver leurs propres EPI, machines, environnements de travail, ….).
A Capella vous accompagne dans la conception d’un accueil sécurité sur mesure, adapté à vos risques, à vos sites et à vos différents publics. De l’analyse de vos supports existants à la création des contenus interactifs, nous construisons avec vos équipes HSE/QHSE un dispositif clair, engageant et facilement déployable.
